华西CTC:建立机构办公预约系统,让现场办公更智能、更有序

BANNER 华西CTC

四川大学华西医院国家药物/器械临床试验机构(GCP)的前身是1983年卫生部首批通过的14个部属国家药物临床药理研究基地之一。机构设办公室、Ⅰ期病房、临床药理研究室、质量管理室和生物统计室,并于2021年6月7日起正式更名为四川大学华西临床试验中心(英文名Clinical Trial Center,缩写CTC)。


面临挑战

  • ?前往办公室办理业务人数多,业务类型多,容易排队聚集,不利于医院防疫工作
  • ?项目办理流程复杂,办理人员经常多次往返办公室补充材料,效率低、体验差
  • ?需要设置更加精细的预约规则,人工控制难度大, 容易出错
  • ?药库等重点科室希望控制来访办理人员数量
  • ?临床试验项目多,对接人员类型多,统计工作难度大

建立办公预约线上系统,整合各类办公业务,随时随地在线预约

华西医院临床试验中心办公室每天需要接待不同项目的业务人员,各个项目需要携带的资料、办理流程不尽相同,非常繁杂。为了提高办事效率,也为了提升业务人员的办公体验,华西医院CTC利用麦客表单模块,快速搭建了一套“机构办公预约系统”。

预约系统分为“机构药物管理”和“机构现场办公”两大版块,每个版块关联多个业务预约登记表单。业务员在系统界面点击相应的业务类型后,就会自动进入预约登记页,全面了解该业务的可预约时段和办理流程。不仅如此,预约系统在电脑端、手机端均可访问填写,无需注册登录即可使用,方便业务人员随时随地在线预约或了解预约需携带的各类资料,也让华西CTC的办公预约模式流转得更加顺畅。

灵活设置预约规则,精准实现分时段预约效果,助力落实防疫工作细节

在疫情常态化管理的形式下,华西医院CTC也将医院日常办公业务的防疫工作落实到细节,利用麦客系统的“预约管理”和表单扩展功能,实现“分时段预约”,有效避免了聚集排队情况,让现场办公接待工作更加有序:

  • 针对资料递交、合同交接、盖章等现场办公业务,CTC规定来访人需要提前至少三个工作日进行预约,并持预约凭证到场方可办理。麦客预约管理功能支持限定可预约的日期范围,还可以设置预约成功后自动生成随机码、短信通知等电子凭证,十分精准地实现了这一预约规则;
  • 对于药物清点类业务,药库规定只有每周四周五接收预约,且每日有三个预约名额。因此在设计点药预约表单时,管理员限定每周可选日为“周四”“周五”,并设置每日配额为“3”,自动循环更新。这样一来,预约人不管什么时候登录预约系统,都只有周四周五可供选择,如果当日已约满,则无法点击预约,非常智能。
EXAMPLE设置至少提前3天预约
EXAMPLE设置预约成功随机码
EXAMPLE设置可预约日和预约名额

统筹管理专业信息登记、调研工作,建立规范的业务统计工作流程

在管理试验项目时,CTC需要与临床协调员(CRC),临床监查员(CRA),科室、公司、药房等不同人群对接,记录人员信息和临床试验资料。人员类型多、登记项目多、细,这些工作特性为数据统计工作带来了不少困难。

通过使用麦客表单工具,CTC成功解决了这些难题:麦客表单的组件类型丰富,内容完全自定义,CTC工作人员可以完全根据统计工作需要,设计各类专业性非常强的信息登记表单。比如在统计CRC人员信息时,可以使用“矩阵”组件,收集CRC独立完成和承接完成项目的各项资料;在统计实验完成基本信息时,可以使用数字组件、日期组件收集准确的试验“例数”和受试者入组、出组日期等关键信息。麦客系统会根据业务类型,将统计数据分类汇总至CTC的系统后台,工作人员可以在线查看每条统计数据,也可以批量导出进行上报,方便灵活。基于此,CTC将麦客表单纳入日常统计工作流程,高效完成了多项人员统计、资料归档和满意度调查工作任务。

华西CTC选用的麦客产品

  • 表单访问加速
    内容分发网络
    专业应对集中访问登记业务
  • 预约管理平台
    预约管理平台
    快速搭建网络预约平台
  • 超链接
    超链接
    搭建自定义导航网站
  • 全终端支持
    全终端支持
    电脑/手机端均可在线填表
  • 嵌入微信平台
    嵌入微信平台
    打通官方微信,开展微信运营推广
  • 表单反馈列表
    表单反馈列表
    自动汇总数据报表,支持筛选导出
  • 问卷调研
    问卷调研
    评分、矩阵、选择多题型支持
  • 表单反馈统计
    反馈统计图表
    实时生成可视化图表
  • 提交后页面
    随机码
    自动生成预约成功电子凭证

您可能也会喜欢这些案例:

从今天开始

用麦客,书写您的成功故事